Politica de confidențialitate

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este HAUZE GROUP SRL, CUI 40099583, cu sediul social în Bucuresti, Sector 6, Drumul Manastirea Varatec, Nr. 7-11, SC. CORP C2, CAMERA 1, Etaj 1, AP. 120, identificator ROONRC.J2018015872402 („HAUZE”, „noi”).

Pentru întrebări despre confidențialitate sau pentru exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la office@hauze.ro. Aceasta este adresa publică de contact pentru protecția datelor; nu este prezentată ca adresă a unui responsabil cu protecția datelor desemnat în sensul GDPR.

2. Când se aplică această politică

Politica se aplică atunci când:

• vizitați site-ul HAUZE;
• folosiți Hauze Planner, la adresa planner.hauze.ro;
• trimiteți o cerere de informații, de ofertă sau privind un serviciu;
• alegeți separat să primiți newsletterul;
• cumpărați, ca persoană fizică sau profesionist, un fișier digital standard de arhitectură;
• ne contactați despre o comandă, plată, factură sau livrare digitală.

Site-ul nu solicită încărcarea de documente. Singura excepție este planul desenat în Hauze Planner, pe care ni-l puteți trimite, dacă doriți, împreună cu o cerere sau cu un mesaj de feedback (secțiunea 3.6). Nu introduceți în mesaj date sensibile ori date despre alte persoane dacă nu sunt necesare solicitării.

3. Datele pe care le prelucrăm

3.1. Vizitarea site-ului și preferințele de cookie-uri

Prelucrăm alegerea făcută în panoul de preferințe: categoriile acceptate, versiunea alegerii și momentul deciziei. Detaliile sunt în Politica de cookie-uri.

Erorile tehnice ale site-ului. Când site-ul întâlnește o eroare, trimite automat un raport tehnic, ca să o putem repara. Raportul conține: tipul și mesajul erorii, locul din codul site-ului unde a apărut, metoda cererii și adresa paginii fără parametri (de exemplu https://hauze.ro/contact), versiunea site-ului, componenta afectată și momentul erorii. Din mesajul erorii ascundem automat adresele de e-mail și numerele de telefon. Raportul nu conține adresa IP, informații despre browser, cookie-uri sau conținutul formularelor trimise. Temeiul este interesul nostru legitim de a menține site-ul funcțional și sigur.

3.2. Cereri și discuții

În funcție de formularul și serviciul ales, putem primi:

• numele, adresa de e-mail și numărul de telefon;
• tipul și obiectul solicitării, serviciul sau proiectul indicat și mesajul transmis;
• pagina de pe care a fost trimisă solicitarea și informațiile necesare urmăririi ei;
• pentru solicitări despre un imobil: tipul proprietății, localitatea, suprafața aproximativă, adresa dacă este necesară și momentul preferat pentru contact;
• pentru solicitări despre locuințe colective: compania, localitatea sau zona, tipul investiției, situația terenului și serviciul dorit;
• opțiunea separată privind newsletterul, dacă o selectați;
• corespondența ulterioară și notele necesare gestionării cererii.

Formularele descrise nu includ un câmp pentru încărcarea de documente. Cererile trimise din Hauze Planner pot include o copie a planului desenat în aplicație (secțiunea 3.6).

Formulare din reclamele Facebook și Instagram. Dacă completați un formular dintr-o reclamă HAUZE pe Facebook sau Instagram, primim prin Meta Platforms Ireland Limited numele, numărul de telefon și răspunsurile dumneavoastră despre teren, localitate, tipul de proiect căutat și momentul în care vreți să construiți. Le folosim ca să vă contactăm cu răspunsul sau oferta cerută și le tratăm la fel ca celelalte cereri, inclusiv în privința temeiului (secțiunea 4) și a duratei de păstrare (secțiunea 8). Meta prelucrează și ea aceste date, potrivit politicii sale de confidențialitate.

3.3. Newsletter

Dacă formularul de newsletter este disponibil și alegeți să îl folosiți, prelucrăm:

• adresa de e-mail și starea abonării;
• momentele solicitării, confirmării, dezabonării ori suprimării;
• versiunea textului de consimțământ și sursa acțiunii;
• codurile tehnice de confirmare și dezabonare, stocate într-o formă nerecuperabilă.

Vă puteți abona și din Hauze Planner, bifând opțiunea separată din formularul prin care cereți linkul aplicației pe e-mail. Abonarea devine activă imediat după acordul explicit dat în formular, fără e-mail de confirmare. Dacă vă abonați pentru broșura unui proiect sau din Hauze Planner, primiți și un e-mail de bun venit. Vă puteți dezabona oricând, din linkul aflat în fiecare newsletter sau scriindu-ne la office@hauze.ro. Vă puteți retrage consimțământul oricând, prin linkul de dezabonare din mesaj sau la office@hauze.ro.

3.4. Cumpărare, facturare și livrare digitală

Pentru cumpărarea fișierelor digitale standard de arhitectură putem prelucra:

• datele de identificare și contact necesare comenzii;
• calitatea de persoană fizică sau profesionist și datele de facturare aplicabile;
• produsul ales, valoarea, moneda, starea plății și informațiile necesare identificării plății;
• factura și evidențele contabile aferente;
• adresa de e-mail pentru livrare și corespondența despre comandă.

Fișierul PDF este transmis prin e-mail în 3–5 zile lucrătoare de la plata integrală. Pentru facturare, HAUZE utilizează aplicația FGO.

3.5. Statistici de trafic

Numărăm vizitele pe site ca să știm ce pagini și ce proiecte îi interesează pe vizitatori.

Vizitatori unici pe zi, pentru toți vizitatorii. Când deschideți o pagină a site-ului, serverul nostru calculează un cod. Pentru calcul folosește adresa IP, informațiile despre browser și sistemul de operare, pe care browserul le transmite la fiecare cerere, și o valoare aleatorie care se schimbă zilnic. Calculul se face numai pe server. Nu rulează niciun cod pe dispozitivul dumneavoastră și nu salvăm nimic pe el. De aceea îl folosim și pentru vizitatorii care refuză cookie-urile opționale. În cursul aceleiași zile, codul ne arată că mai multe vizite provin din aceeași combinație de adresă IP și browser, ca să numărăm o singură dată fiecare vizitator. Adresa IP și informațiile despre browser nu le salvăm pentru aceste statistici. Le folosim doar în momentul calculului. Codul se păstrează numai până la sfârșitul zilei, după ora României. Atunci îl ștergem, împreună cu valoarea aleatorie, și păstrăm doar numărul total de vizitatori ai zilei. Acest total nu mai poate fi legat de dumneavoastră și nici de vizitele din alte zile.

Afișări și acțiuni pe pagini, numai cu acordul dumneavoastră. Dacă acceptați categoria de analiză din panoul de preferințe, numărăm pe zile afișările fișelor de proiect, apăsările pe butoanele pachetelor și filtrele folosite în catalog. Tot atunci reținem, numai pe durata filei deschise, de unde ați ajuns pe site (site-ul de proveniență și parametrii campaniei), ca să știm ce canal aduce apelurile și mesajele WhatsApp. Aceste informații se șterg la închiderea filei. Nu înregistrăm textul pe care îl căutați. Nu asociem aceste numărători cu o persoană și le folosim doar ca totaluri pe zi. Dacă nu acceptați categoria de analiză, ele nu se colectează. Tot cu acordul dumneavoastră pentru analiză, folosim Google Analytics, Ahrefs Web Analytics și Microsoft Clarity, care poate înregistra interacțiunile cu pagina (clicuri, derulare, mișcarea cursorului) pentru hărți termice și redări ale sesiunilor. Atribuim cererile trimise canalului prin care ați ajuns pe site, cu ajutorul unui identificator aleator păstrat în browser 180 de zile. Dacă trimiteți o cerere, informația despre canal se păstrează împreună cu cererea. Cu acordul pentru marketing, folosim Meta Pixel pentru măsurarea reclamelor și pentru afișarea de reclame către vizitatorii site-ului. Detaliile sunt în Politica de cookie-uri.

Semnale fără cookie-uri către Google Analytics. Până când alegeți în panoul de preferințe, sau dacă refuzați categoria de analiză, site-ul trimite totuși către Google Analytics semnale limitate despre vizită: pagina vizitată, momentul, informații despre browser și dispozitiv și faptul că nu v-ați dat acordul. Pentru aceste semnale nu salvăm pe dispozitivul dumneavoastră cookie-uri sau identificatori, iar Google nu le poate lega de vizitele dumneavoastră ulterioare. Google le folosește pentru estimări statistice agregate ale traficului și conversiilor (Google Consent Mode).

3.6. Hauze Planner

Hauze Planner (planner.hauze.ro) este o aplicație în care vă puteți desena planul unei locuințe. Planul este orientativ și nu reprezintă un proiect autorizat.

Planurile se salvează pe dispozitivul dumneavoastră. Planurile pe care le desenați se salvează în browser, pe dispozitivul pe care lucrați. Nu le primim și nu le vedem, cu excepția situațiilor de mai jos, în care alegeți să ni le trimiteți. Dacă ștergeți datele browserului, planurile se pierd. Această salvare locală este necesară pentru funcționarea aplicației pe care ați cerut-o.

Linkul pe e-mail. Dacă folosiți Plannerul de pe telefon, ne puteți cere să vă trimitem linkul aplicației pe e-mail, ca să îl deschideți pe calculator. Pentru aceasta folosim adresa de e-mail, sursa din care ați ajuns la aplicație și dovada acordului (textul și versiunea acordului, momentul). Pentru fiecare cerere trimitem un singur e-mail cu linkul. Dacă nu bifați separat opțiunea pentru newsletter, adresa nu este folosită pentru newsletter sau pentru alte mesaje. O păstrăm criptată, pentru a limita cererile repetate și pentru a putea demonstra acordul.

Trimiterea planului unui arhitect. Dacă trimiteți o cerere din Planner, primim numele, telefonul, adresa de e-mail, mesajul și o copie a planului (fișierele plan.json și plan.png), exact cum v-a fost afișată înainte de trimitere. Folosim aceste date pentru a analiza solicitarea și a vă răspunde, la fel ca pentru celelalte cereri (secțiunea 3.2). Copia planului se păstrează împreună cu cererea. Modificările făcute ulterior în browser nu ne sunt transmise. Un arhitect HAUZE poate deschide copia planului în Planner, pentru analiză, printr-un link intern de unică folosință.

Mesajele de feedback. Puteți să ne semnalați o problemă sau să ne propuneți o idee. Primim nota acordată, textele scrise, durata de lucru în aplicație, tipul de dispozitiv (calculator, tabletă, telefon) și versiunea aplicației, ca să putem reproduce problemele, și, numai dacă bifați separat, o copie a planului și adresa de e-mail la care să vă contactăm despre acel mesaj. Folosim mesajele pentru a îmbunătăți aplicația. Vă rugăm să nu scrieți în ele date personale.

Statistici de utilizare, fără date personale. Numărăm, pe zile, acțiuni din aplicație, de exemplu deschiderea, începerea unui plan, exportul sau trimiterea lui, pe sursa din care ați ajuns la aplicație și pe tipul de dispozitiv (calculator, tabletă, telefon). Tipul de dispozitiv îl deducem pe server din informațiile pe care browserul le transmite la fiecare cerere. Pentru aceste statistici nu salvăm nimic pe dispozitivul dumneavoastră și nu păstrăm adresa IP, informațiile despre browser sau ora exactă. Păstrăm doar totalurile zilei, care nu pot fi legate de o persoană.

Erorile tehnice. Când aplicația întâlnește o eroare, trimite automat un raport tehnic, ca să o putem repara. Raportul conține numai: un cod aleator al raportului, versiunea aplicației, un cod al erorii dintr-o listă fixă, momentul erorii (la minut), câteva categorii fixe (tipul erorii, zona din editor și etapa în care a apărut, tipul dispozitivului: calculator, tabletă sau telefon, pagina: start, editor sau alta, dacă eroarea a venit de la server) și locul din codul aplicației unde a apărut. Raportul nu conține planul dumneavoastră, textul introdus, adresa paginii, mesajul erorii, cookie-uri, identificatori sau adresa IP. Adresa IP este folosită doar pe moment, ca să limităm numărul de rapoarte primite, și nu se păstrează. Temeiul este interesul nostru legitim de a menține aplicația funcțională și sigură.

3.7. Feedback despre pagini

La finalul articolelor și al paginilor de proiect vă întrebăm dacă ați găsit ce căutați. Dacă răspundeți, păstrăm răspunsul (Da sau Nu), mesajul opțional pe care îl scrieți (cel mult 500 de caractere) și data. Nu păstrăm pagina, adresa IP sau alte date care să lege răspunsul de dumneavoastră. Adresa IP este folosită doar pe moment, ca să limităm numărul de răspunsuri trimise, și nu se păstrează. Vă rugăm să nu scrieți în mesaj date personale; dacă o faceți, le folosim numai ca să îmbunătățim pagina. Temeiul este interesul nostru legitim de a îmbunătăți conținutul site-ului.

4. Scopurile și temeiurile juridice

Consimțământul pentru newsletter sau pentru tehnologiile opționale nu este o condiție pentru a trimite o cerere, a cumpăra un produs ori a primi livrarea contractată. Refuzul sau retragerea lui nu afectează executarea contractului și nici legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

5. Date obligatorii și consecințele nefurnizării

Câmpurile marcate ca obligatorii sunt necesare pentru a răspunde cererii sau a executa o comandă. Fără ele este posibil să nu putem identifica solicitarea, emite documentele obligatorii, verifica plata ori livra produsul. Datele opționale și alegerile de marketing pot fi omise fără a pierde accesul la fluxul contractual.

6. Destinatarii datelor

Datele pot fi accesate de persoanele autorizate din cadrul HAUZE care gestionează solicitarea, comanda, livrarea, facturarea sau exercitarea drepturilor.

Pentru facturare, datele necesare sunt prelucrate prin FGO. Furnizorii contractați pentru găzduirea site-ului și transmiterea e-mailurilor pot prelucra numai datele necesare funcției pe care o asigură și în limitele rolului lor contractual. Putem comunica date autorităților publice sau instanțelor atunci când legea o impune ori când este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept. Planurile și cererile trimise din Hauze Planner sunt stocate pe serverele folosite pentru site. E-mailurile trimise din Hauze Planner pleacă prin Google Workspace (Google Ireland Limited). Rapoartele tehnice de erori ale site-ului și ale Hauze Planner sunt primite de Sentry (Functional Software, Inc.), care le găzduiește pentru noi în Uniunea Europeană (Germania). Le citesc numai persoanele care întrețin site-ul și aplicația.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Dacă un furnizor implică acces la date din afara Spațiului Economic European, HAUZE trebuie să verifice înaintea utilizării țara de destinație, rolul furnizorului, mecanismul juridic și garanțiile aplicabile și să actualizeze această informare. Puteți solicita la office@hauze.ro informațiile disponibile despre garanții și o copie a acestora, atunci când este cazul.

Pentru e-mailurile trimise din Hauze Planner folosim Google Workspace (Google Ireland Limited), ca furnizor de e-mail. Google poate prelucra date în afara Spațiului Economic European, în baza Cadrului UE-SUA privind protecția datelor și a clauzelor contractuale standard.

Furnizorii de analiză și marketing (Google, Microsoft, Ahrefs, Meta), rolul lor și temeiul transferurilor sunt descriși în Politica de cookie-uri, secțiunea 7.

Rapoartele tehnice de erori ale site-ului și ale Hauze Planner rămân găzduite în Uniunea Europeană (Germania).

8. Durata păstrării

Durata este stabilită în funcție de următoarele criterii:

• cererile: timpul necesar răspunsului și demersurilor precontractuale; dacă rezultă un contract, informațiile relevante urmează ciclul contractual;
• comenzile, facturile și plățile: perioada cerută de executarea contractului, obligațiile fiscale și contabile și termenele legale pentru apărarea drepturilor;
• newsletterul: până la dezabonare; ulterior, numai evidența minimă necesară demonstrării opțiunii și evitării retransmiterii nedorite, cât timp acest lucru rămâne justificat;
• cererile privind drepturile: timpul necesar soluționării și demonstrării răspunsului;
• preferința de cookie-uri: până când este modificată ori ștearsă din browser sau mecanismul este înlocuit cu o versiune nouă.
• vizitatorii unici pe zi (secțiunea 3.5): valoarea aleatorie zilnică și codurile zilnice se șterg la sfârșitul zilei (ora României), după calculul totalului zilei; adresa IP și informațiile despre browser nu se păstrează pentru aceste statistici; totalurile agregate se păstrează cel mult 400 de zile;
• jurnalele tehnice de erori ale serverului, care pot conține adresa IP în cazul unei erori de conexiune: până la rotirea lor automată, de regulă câteva săptămâni;
• datele de atribuire a cererilor: identificatorul din browser 180 de zile; informația despre canal păstrată împreună cu cererea urmează durata cererii; evidența din sistemul de atribuire, cel mult 180 de zile;
• datele din Google Analytics, Microsoft Clarity, Ahrefs și Meta: conform setărilor de păstrare ale fiecărui furnizor și duratelor din Politica de cookie-uri;
• linkul pe e-mail din Hauze Planner: adresa criptată și dovada acordului, 90 de zile de la cerere, apoi ștergere automată;
• cererile trimise din Hauze Planner și copia planului: ca toate cererile (primul punct al acestei liste);
• mesajele de feedback despre Hauze Planner, cu copia planului și adresa de e-mail, dacă au fost trimise: cel mult 12 luni de la primire;
• statisticile zilnice de utilizare a Hauze Planner: totalurile agregate, cel mult 400 de zile.
• rapoartele tehnice de erori ale site-ului și ale Hauze Planner: la Sentry, cel mult 30 de zile de la primire; copia din jurnalul intern al site-ului, cel mult 90 de zile; apoi ștergere automată;
• răspunsurile la întrebarea „Ai găsit ce căutai?”, cu mesajul opțional: cel mult 12 luni de la primire, apoi ștergere automată.

O obligație legală ori necesitatea apărării unui drept poate împiedica ștergerea imediată. Nu este stabilită prin această politică o ștergere automată din copiile de siguranță.

9. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, puteți solicita:

• accesul la date și o copie a acestora;
• rectificarea datelor inexacte sau completarea lor;
• ștergerea datelor;
• restricționarea prelucrării;
• portabilitatea datelor, pentru prelucrările automate bazate pe consimțământ sau contract;
• opoziția față de prelucrarea bazată pe interes legitim;
• oprirea în orice moment a marketingului direct;
• retragerea consimțământului, fără a afecta prelucrarea anterioară retragerii;
• protecția prevăzută de art. 22 GDPR față de anumite decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată.

Numărarea vizitatorilor unici (secțiunea 3.5) nu păstrează date care să vă identifice, așa că de regulă nu putem găsi înregistrările care v-ar privi (art. 11 GDPR). Vă puteți opune oricând acestei prelucrări (art. 21 GDPR), scriindu-ne la office@hauze.ro. Dacă ne transmiteți informații suplimentare care permit identificarea (art. 11 alin. (2) GDPR), vom înceta prelucrarea în privința dumneavoastră.

Trimiteți cererea la office@hauze.ro. Putem cere informații rezonabile pentru confirmarea identității.

Răspundem fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii. Pentru cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni; vă informăm despre prelungire și motive în prima lună. Dacă nu dăm curs cererii, comunicăm motivele și căile de plângere și atac.

Drepturile nu sunt absolute. De exemplu, ștergerea nu se aplică datelor pe care trebuie să le păstrăm prin lege ori care sunt necesare pentru apărarea unui drept, iar portabilitatea se aplică numai în condițiile prevăzute de GDPR.

Puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), folosind procedura publicată la dataprotection.ro, și vă puteți adresa instanțelor competente.

10. Decizii exclusiv automate

Fluxurile descrise în această politică nu includ o decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau efecte similare semnificative. Dacă va fi introdusă o asemenea prelucrare, persoanele vizate vor primi în prealabil informațiile cerute de GDPR.

11. Modificarea politicii

Vom actualiza politica atunci când se schimbă în mod relevant datele, scopurile, destinatarii sau tehnologiile folosite. Noua versiune și data actualizării vor fi afișate pe această pagină; dacă este necesar, vom solicita o alegere nouă.

Pentru orice întrebare despre datele personale: office@hauze.ro.